Partner law firm tentu tahu siapa yang sedang menangani perkara, klien mana yang membutuhkan perhatian, dan pekerjaan apa yang sedang berjalan. Namun, ketika informasi tersebut masih tersebar di spreadsheet, email, atau catatan masing-masing lawyer, mendapatkan gambaran lengkap bisa menjadi tidak mudah.
Di sinilah pengelolaan law firm berbasis data mulai dibutuhkan. Bukan untuk menggantikan pengalaman partner, tetapi untuk membantu melihat kondisi law firm berdasarkan informasi yang tercatat dengan baik.
Mengapa Data Penting dalam Pengelolaan Law Firm?
Setiap hari, law firm menghasilkan banyak informasi. Ada timesheet lawyer, perkembangan perkara, expense, invoice, pembayaran klien, hingga laporan pekerjaan.
Masalahnya, informasi tersebut sering berada di tempat yang berbeda.
Sebagai contoh, tim perkara mungkin memiliki catatan pekerjaan sendiri. Sementara itu, bagian keuangan mengelola invoice dan pembayaran melalui spreadsheet yang berbeda. Partner akhirnya perlu menggabungkan informasi tersebut secara manual ketika ingin mengetahui kondisi sebuah matter.
Cara seperti ini masih bisa berjalan ketika jumlah perkara sedikit. Namun, ketika law firm berkembang, prosesnya menjadi semakin sulit.
Pekerjaan administratif bertambah. Informasi lebih mudah terlewat. Partner juga membutuhkan waktu lebih banyak hanya untuk mendapatkan gambaran mengenai kondisi firma.
Data Operasional yang Perlu Diperhatikan
Pengelolaan law firm berbasis data dimulai dari informasi yang memang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
Timesheet, misalnya, dapat menunjukkan berapa banyak waktu yang digunakan lawyer untuk suatu matter. Data tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan billing untuk melihat apakah pekerjaan yang sudah dilakukan telah tercatat dan ditagihkan.
Begitu juga dengan matter management. Informasi mengenai status perkara, lawyer yang menangani, deadline, dan dokumen terkait akan lebih mudah digunakan ketika tersimpan secara terstruktur.
Dari sana, partner dapat melihat hal-hal yang sebelumnya mungkin hanya diketahui secara terpisah oleh masing-masing tim.
Ketika Cara Manual Menghambat Pengelolaan Law Firm
Spreadsheet bukan sesuatu yang salah. Untuk kebutuhan sederhana, cara ini bahkan masih sangat membantu.
Masalah muncul ketika spreadsheet mulai digunakan untuk terlalu banyak hal.
Satu file untuk timesheet. File lain untuk invoice. Catatan berbeda untuk perkara. Belum lagi informasi yang masih tersimpan di email atau perangkat pribadi.
Akibatnya, pekerjaan yang seharusnya sederhana bisa membutuhkan beberapa kali pengecekan.
Partner juga bisa terlambat mengetahui bahwa ada pekerjaan yang belum ditagihkan, invoice yang belum dibayar, atau workload lawyer yang tidak seimbang.
Pada titik tertentu, masalahnya bukan lagi soal pencatatan. Pengelolaan law firm berbasis data membutuhkan sistem yang dapat membuat informasi tersebut lebih mudah ditemukan dan digunakan.
Data yang Terhubung Membantu Partner Melihat Gambaran Besar
Sistem digital dapat membantu menghubungkan berbagai aktivitas operasional dalam satu alur.
Misalnya, informasi dari matter dapat terhubung dengan timesheet dan billing. Partner tidak perlu meminta laporan dari beberapa orang hanya untuk mengetahui perkembangan pekerjaan dan kondisi penagihannya.
ProHukum mendukung kebutuhan tersebut melalui fitur seperti Matter Management, Timesheet Management, Billing & Collection, Expense Management, dan reporting.
Tujuannya bukan membuat law firm bergantung pada teknologi. Justru sebaliknya, teknologi digunakan untuk mengurangi pekerjaan administratif yang berulang agar tim dapat lebih fokus pada pekerjaan hukum dan kebutuhan klien.
Pada akhirnya, pengelolaan law firm berbasis data bukan tentang memiliki sebanyak mungkin data. Yang lebih penting adalah memiliki informasi yang rapi, mudah diakses, dan dapat membantu partner mengambil keputusan.
Jika timesheet, billing, perkara, atau laporan operasional di law firm Anda masih harus diperiksa dari banyak tempat, mungkin sudah waktunya melihat kembali cara informasi tersebut dikelola.
Jadwalkan demo ProHukum untuk melihat bagaimana sistem terintegrasi dapat membantu law firm mengelola operasional dengan lebih terarah.