Klien tidak hanya melihat reputasi atau kemampuan hukum saat memilih law firm. Mereka juga memperhatikan bagaimana law firm memberikan layanan. Karena itu, client service law firm menjadi bagian penting dalam membangun kepercayaan dan menjaga hubungan dengan klien.
Di tengah persaingan yang semakin ketat, hal sederhana seperti mendapatkan update perkara dengan cepat dapat memengaruhi pengalaman klien.
Mengapa Client Service Law Firm Semakin Penting?
Bayangkan klien harus terus bertanya:
“Bagaimana progress perkara saya?”
Pertanyaan ini sebenarnya sederhana. Namun, jika lawyer atau staff harus mencari informasi dari WhatsApp, email, folder, dan spreadsheet terlebih dahulu, prosesnya bisa memakan waktu.
Klien akhirnya bukan hanya menunggu hasil. Mereka juga menunggu kepastian.
Client service law firm yang baik membantu klien mengetahui apa yang sudah dilakukan, apa yang sedang berjalan, dan apa langkah berikutnya.
Bagaimana Membangun Client Service Law Firm yang Lebih Baik?
Mulailah dari hal sederhana. Tentukan PIC setiap perkara, jadwal update, serta informasi yang perlu disampaikan kepada klien.
Format update juga bisa dibuat konsisten:
- Apa yang sudah dilakukan?
- Apa yang sedang berjalan?
- Apa langkah berikutnya?
- Apakah ada hal yang perlu dilakukan klien?
Sebagai contoh, law firm dengan banyak perkara aktif dapat menetapkan jadwal update mingguan. Dengan begitu, lawyer tidak selalu menunggu klien bertanya lebih dulu.
Namun, tantangan biasanya muncul ketika jumlah perkara dan klien semakin banyak. Informasi yang awalnya mudah dikelola secara manual mulai tersebar di berbagai tempat.
WhatsApp bisa tertimbun. Spreadsheet bisa berubah tanpa diketahui tim lain. Dokumen pun dapat tersimpan di folder berbeda.
Pada kondisi tersebut, client service law firm membutuhkan dukungan sistem agar informasi tetap terstruktur dan mudah diakses.
Ketika Informasi Klien Mulai Tersebar
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah client portal.
Melalui Connect by ProHukum, law firm dapat menyediakan akses terstruktur bagi klien untuk melihat informasi dan dokumen perkara yang relevan dalam satu tempat.
Tujuannya bukan menggantikan komunikasi antara lawyer dan klien. Sebaliknya, portal membantu mengurangi pertanyaan administratif yang berulang. Komunikasi pun dapat lebih fokus pada hal yang membutuhkan penjelasan atau keputusan hukum.
Jangan Menunggu Sampai Klien Mengeluh
Klien yang sering menanyakan progress belum tentu terlalu menuntut. Bisa jadi mereka memang belum memiliki akses informasi yang cukup.
Karena itu, evaluasi layanan sebaiknya dimulai sebelum muncul keluhan.
Perhatikan seberapa sering klien meminta update. Catat berapa lama tim membutuhkan waktu untuk mencari informasi. Pastikan juga setiap lawyer memberikan informasi dengan format yang konsisten.
Pada akhirnya, layanan yang baik bukan hanya tentang seberapa cepat lawyer menjawab. Client service law firm juga tentang seberapa mudah klien mendapatkan kepastian.
Frequently Asked Questions (FAQ)
Apa yang dimaksud dengan client service law firm?
Istilah ini merujuk pada cara law firm memberikan layanan kepada klien, termasuk komunikasi, respons, pemberian update, akses informasi, dan pengelolaan hubungan selama perkara berjalan.
Mengapa update perkara penting bagi klien?
Update membantu klien memahami posisi perkara dan langkah berikutnya. Komunikasi yang teratur juga dapat mengurangi kebutuhan klien untuk terus menanyakan progress.
Apakah client portal wajib digunakan law firm?
Tidak. Law firm tetap dapat mengelola komunikasi secara manual. Namun, ketika jumlah perkara dan klien meningkat, sistem terstruktur dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif.
Bagaimana Connect by ProHukum membantu law firm?
Connect membantu menyediakan akses terstruktur bagi klien terhadap informasi dan dokumen perkara yang relevan. Dengan begitu, komunikasi dan pemberian update dapat dilakukan dengan lebih rapi.