“Pak, perkara kami sudah sampai mana?”
“Dokumen yang kemarin bisa dikirim ulang?”
“Sidang berikutnya tanggal berapa?”
Buat lawyer, pertanyaan seperti ini tentu sudah tidak asing. Apalagi ketika menangani banyak klien sekaligus.
Satu atau dua pertanyaan mungkin tidak masalah. Yang mulai melelahkan adalah ketika pertanyaan yang sama datang berulang kali, sementara jawabannya sebenarnya sudah ada di sistem, email, atau chat lama.
Di sinilah client portal law firm bisa membantu.
Bukan untuk menggantikan peran lawyer. Portal justru membantu membuat informasi yang dibutuhkan klien lebih mudah diakses.
Ketika Chat Klien Mulai Tidak Ada Habisnya
WhatsApp memang praktis. Hampir semua orang menggunakannya.
Untuk komunikasi sehari-hari, tentu saja WhatsApp masih sangat berguna. Masalah muncul ketika hampir semua hal masuk ke sana.
Update perkara ada di satu chat. Dokumen ada di chat lain. Jadwal sidang mungkin dikirim beberapa minggu lalu.
Ketika klien bertanya lagi, tim akhirnya harus membuka percakapan lama.
Kalau hanya satu klien, mungkin tidak terasa.
Bagaimana kalau ada puluhan klien dengan perkara yang berbeda?
Di titik itu, masalahnya bukan lagi soal komunikasi. Law firm mulai membutuhkan cara yang lebih rapi untuk mengelola informasi klien.
Waktu Lawyer Bisa Habis untuk Hal-Hal Kecil
Mencari satu dokumen mungkin hanya membutuhkan beberapa menit.
Membuka WhatsApp. Mencari nama klien. Scroll percakapan. Mengecek dokumen. Lalu mengirimkannya kembali.
Kelihatannya sederhana.
Akan tetapi, pekerjaan kecil seperti ini bisa berulang berkali-kali dalam sehari.
Waktu yang seharusnya digunakan untuk membaca berkas, menyusun strategi perkara, atau bertemu klien akhirnya terpakai untuk pekerjaan administratif.
Bagi law firm, waktu seperti ini tetap memiliki nilai.
Client experience juga ikut terdampak. Klien mungkin tidak tahu bagaimana sistem internal law firm bekerja. Mereka hanya tahu apakah mendapatkan informasi dengan mudah atau harus terus bertanya.
Cara Manual Masih Bisa Dipakai, Sampai…
Banyak law firm sebenarnya sudah punya cara sendiri.
Ada folder untuk setiap klien. Ada spreadsheet untuk mencatat perkara. Ada grup WhatsApp. Ada email. Ada admin yang membantu memberikan update.
Semua itu bisa berjalan.
Setidaknya sampai jumlah perkara mulai bertambah.Semakin banyak perkara, semakin banyak pula informasi yang harus dicari dan diperbarui.
Risikonya juga ikut muncul. Dokumen bisa terselip. Informasi terbaru belum tentu diketahui semua anggota tim. Bahkan, klien bisa saja menerima informasi yang sudah tidak relevan.
Karena itu, law firm perlu melihat kembali bagaimana informasi klien dikelola.
Client Portal Law Firm: Bukan Sekadar Tempat Menyimpan Dokumen
Client portal law firm memberikan ruang khusus bagi klien untuk mengakses informasi yang memang disediakan oleh law firm.
Misalnya, informasi perkara dapat ditampilkan di satu tempat. Dokumen tertentu juga bisa diberikan melalui portal. Klien tidak harus selalu bertanya lewat WhatsApp hanya untuk mengetahui informasi dasar.
Hal ini bukan berarti WhatsApp atau email harus ditinggalkan. Keduanya tetap bisa digunakan.
Bedanya, informasi yang perlu diakses secara berulang dapat ditempatkan di portal. Komunikasi pun tidak harus selalu dimulai dari pertanyaan yang sama.
Coba Bayangkan Kondisinya
Sebuah law firm memiliki 50 perkara aktif.
Dalam satu minggu, beberapa klien meminta update perkara. Ada yang meminta dokumen. Ada pula yang menanyakan jadwal sidang berikutnya. Kalau semua permintaan masuk melalui WhatsApp, tim harus mencari jawabannya satu per satu.
Sekarang bayangkan jumlah perkaranya menjadi 100. Bukan hanya jumlah chat yang bertambah. Informasi yang harus dikelola juga semakin banyak.
Di sinilah sistem mulai terasa manfaatnya.
Informasi yang bisa diakses langsung oleh klien tidak perlu selalu dicari dan dikirim ulang oleh tim. Klien mendapatkan akses yang lebih praktis. Lawyer pun bisa kembali fokus pada pekerjaan yang membutuhkan keahlian hukum.
Connect by ProHukum untuk Hubungan Klien yang Lebih Teratur
Connect by ProHukum hadir untuk membantu law firm mengelola pengalaman klien secara lebih terstruktur.
Melalui satu portal, law firm dapat memberikan akses terhadap informasi perkara, dokumen, dan kebutuhan komunikasi tertentu.
Dengan cara ini, hubungan dengan klien tidak hanya bergantung pada chat dan email.
Ada sistem yang membantu menjaga informasi tetap lebih mudah ditemukan dan diakses. Pada akhirnya, teknologi bukan tentang menggantikan cara lawyer bekerja. Teknologi seharusnya membantu lawyer bekerja dengan lebih baik.
Kapan Law Firm Perlu Mulai Memikirkan Client Portal?
Tidak harus menunggu sampai jumlah klien sangat banyak.
Kalau tim sudah sering mencari dokumen dari chat lama, menjawab pertanyaan yang sama, atau kesulitan memberikan update perkara secara konsisten, mungkin sudah waktunya melihat kembali proses yang berjalan.
Sebab, pekerjaan kecil yang dilakukan berulang kali bisa menjadi beban besar ketika jumlah perkara terus bertambah.
Connect by ProHukum membantu law firm mengelola informasi perkara, dokumen, dan komunikasi klien melalui satu portal.
Ingin melihat bagaimana cara kerjanya?
Jadwalkan demo Connect by ProHukum dan lihat apakah sistem ini sesuai dengan kebutuhan operasional law firm Anda.
FAQ
Apa itu client portal law firm?
Client portal law firm adalah portal yang memungkinkan law firm memberikan akses kepada klien terhadap informasi dan dokumen yang berkaitan dengan layanan hukum.
Apakah client portal menggantikan WhatsApp?
Tidak. WhatsApp tetap dapat digunakan untuk komunikasi. Client portal berfungsi sebagai pelengkap untuk informasi dan dokumen yang perlu diakses secara lebih terstruktur.
Apakah client portal hanya berguna untuk law firm besar?
Tidak. Law firm dengan jumlah perkara yang masih berkembang juga dapat menggunakannya. Terutama jika tim mulai kesulitan mengelola informasi klien secara manual.